Wie viele Menschen gehöre ich zu jenen, die sich immer und überall alle Aufgaben und Termine notieren müssen. Das liegt auf der einen Seite, daran, dass ich Sie sonst vergessen würde auf der anderen Seite nutze ich das Instrument von ToDo-Listen allerdings ganz bewusst zur Strukturierung meines Alltags. Der alles überragende Vorteil im Niederschreiben von Aufgaben, die einem im Kopf schwirren, liegt im Prinzip des Vergessens. Eine niedergeschriebene Aufgabe oder Idee, kann ich in meinem Kopf abhaken, ohne der Gefahr sie zu vergessen. Somit blockiert diese nicht meine Konzentration und ich kann den Fokus wieder auf andere Dinge bzw. die eigentliche Aufgabe richten.

Die besten Ideen kommen mir meist kurz vor dem Einschlafen, geistern in meinem Kopf herum und lassen mich dann definitiv nicht einschlafen. Hier verhält es sich genauso wie mit der ToDo-Liste: Stift und Notizblock bzw. Schmierpapier halten die Idee fest und dem Schlaf steht nichts mehr im Wege.

Vorteile

• Aufgaben bzw. gerade Ideen, die einem nur kurz durch den Kopf gehen, werden nicht vergessen.
• Die Gedanken werden von "unnützen" und oft auch zu Stress führenden "Das und das darf ich nicht vergessen bzw. muss ich noch machen"-Gedanken befreit.
• ToDo-Listen lassen sich priorisieren.

Taktiken

Nicht alle Aufgaben und Ideen sind gleich wichtig oder sofort zu erledigen. Darum hat sich für mich folgendes System bewährt.

• Die Aufgaben-App meines Smartphones dient als schneller Notizblock. Hier landen alle Aufgaben und die Ideen von unterwegs.
• Die Aufgaben meines Smartphones synchronisieren sich mit Outlook. Von hier aus werden die Aufgaben auf unterschiedliche Aufgaben-Listen verteilt bzw. die wirklichen Aufgaben werden priorisiert und zurück auf das Smartphone synchronisiert.
• Alle Aufgaben, die in Outlook liegen, sind kurzfristig zu erledigende Aufgaben und werden hier auch priorisiert.
• Langfristige Aufgaben oder Ideen wandern in ein Ideen-Sammel-Tool (z.B. Evernote, OneNote, etc.)
• Die Rückseite von alten Visitenkarten eignet sich hervorragend für schnelle Notizen zwischendurch, wenn Smartphone und Rechner einmal ausgeschaltet sind. So entstandene Notizen werden einfach beim nächsten Mal in die entsprechenden Tools eingetragen oder wurden vorher so und so bereits erledigt.

Wichtig: Langfristige Aufgaben oder Ideen sind keine ToDo's und gehören damit nicht auf eine ToDo-Liste. Ich nutze dafür mein Ideen-Sammel-Tool Shoutbox.

Die Wochenplanung

Um Aufgaben auch erledigt zu bekommen, hilft mir neben dem digitalen Vorkommen von Aufgaben und Terminen auch ein handschriftlicher Wochenplan. Ein A4-Zettel mit 5 Spalten von Montag bis Freitag. Dabei spiegelt dieser Wochenplan ein Abbild der anstehenden Termine, ergänzt um auf Tage festgelegte zu erledigende Aufgaben wieder.

Vorteile dieser Methode:

• Aufgaben bekommen einen Erledigungszeitraum.
• Am Vortag nicht erledigte Aufgaben sind immer noch undurchgestrichen am Plan und bleiben so in Erinnerung.
• Gerade bei Terminvereinbarungen bzw. -Koordination kann am Papier schnell nach einer Lücke gesucht werden bzw. Aufgaben und Termine schnell verschoben werden.
• Das physische Abhaken bzw. Durchstreichen von erledigten Aufgaben und Terminen ist durch aus auch motivationsfördernd.
• Zwischendurch anfallende kleinere bzw. dringende Aufgaben können schnell notiert werden.