Kanban-Boards eignen sich nicht nur perfekt für die Abwicklung von Projekten im Berufsalltag, sondern in einer abgewandelten Form auch im Privatbereich. Gerade wer viele Ideen oder längerfristige Aufgaben bzw. kleine Projekte vor sich hat, kann dieses Instrument für das Selbstmanagement nutzen.

Das Board

Benötigt wird nichts weiter als ein Board (Whiteboard, Flipchart, Bogen Papier, etc.), Klebezettel (3 unterschiedliche Farben) und dicke Filzstifte. Als Board nutze ich eine selbsthaftende Flipchart Folie (Legamaster Magic Chart Flipchart), klebt auf Wänden und glatten Oberflächen und ist im Vergleich zu einem Flipchart kostengünstiger und vor allem schnell aufgehängt bzw. versetzt.

Im Gegensatz zu normalen Kanban-Boards nutzen wir unser Board nicht nur für ein Projekt, sondern für alle anstehenden Aufgaben. Dafür ist es wie folgt aufgebaut:

die unterschiedlichen Klebezettel

• Farbe 1 - Story: Diese Klebezettel sind für die Definition unseres Projekts zuständig. Notieren sie darauf nicht nur den Projektnamen, sondern auch das Projektziel (z.B. Ich will einen Blog, der häufig gelesen wird).
• Farbe 2 - Tasks: Die eigentlichen Aufgaben (Tasks). Auf unserem Board sollen keine Romane stehen, sondern einfach nur Schlagworte. Ein oder ein paar wenige Worte, die die Aufgabe beschreiben.
• Farbe 3 - Blocker: Die letzte Farbvariante ist für superwichtige und dringende Aufgaben gedacht. Damit können hochpriorisierte Aufgaben hervorgehoben werden und sind somit sehr sparsam einzusetzen.

die verschiedenen Spalten

Kanban gibt nur die Methode nicht aber Spalten vor, daher können wir diese beliebig setzen. Das folgende System hat sich bei mir im täglichen Einsatz bewährt.

• Spalte 1 - Story: In der ersten Spalte erfolgt die Einteilung des Boards nach Projekten. In dieser Spalte hängen unsere Story-Klebezettel.
• Spalte 2 - ToDo: Hier landen all unsere anstehenden Aufgaben, jeweils in der zugehörigen Zeile zu unserer Story.
• Spalte 3 - Progress: Sobald die Arbeit an einer Aufgabe gestartet wurde, wandert der dafür stehende Klebezettel in die Spalte Progress.
• Spalte 4 - Review: Erledigte Aufgaben werden nicht sofort als fertig angesehen, sondern durchwandern zunächst ein Review.
• Spalte 5 - Done: Das Ziel unserer Klebezettel. Sobald dieser hier landet, ist die Aufgabe endgültig erledigt.

Die Regeln

Damit unser Board auch wirklich funktioniert gibt es einige Regeln. - Die im privaten Umfeld aber durchaus als Vorgabe zu sehen sind, wer will schon Stress in seiner Freizeit.

• Die Reihenfolge in der die Storys hängen ergibt nicht unbedingt die Priorität der einzelnen Projekte. Es ist durchaus aber hilfreich einzelnen Projekten durch eine obere Position am Board zumindest einen höheren Stellenwert zu geben.
• Die Reihenfolge der Tasks in der ToDo-Spalte spiegelt die Priorisierung der Aufgaben wieder.
• Die einzelnen Tasks wandern von links nach rechts durch alle Spalten des Boards, können jedoch bei Bedarf jederzeit einen Schritt zurückgesetzt werden.
• Die Review-Spalte ist nicht für alle Aufgaben notwendig und kann daher im Ausnahmefall übersprungen werden.
• Aufgaben in der Review-Spalte müssen vor der Bearbeitung mindestens eine Nacht dort hängen.
• Das Ziel eines Kanban-Boards ist die Anzahl an angefangenen und nicht fertiggestellten Arbeiten zu begrenzen. Daher ist auch hier das Ziel die Anzahl der Aufgaben in der Progress-Spalte auf 1-2 Tasks zu begrenzen.

Erfahrungen aus der Praxis

Warum hat sich diese Art des Kanban-Boards für mich bewährt?

• Zu sehen wie die Done-Spalte langsam aber doch mit Klebezettel gefüllt wird erhöht die Motivation.
• Gerade wer Aufgaben nach Lust und Laune anfängt, hat mit dem Kanban-Board die Selbstkontrolle auch ungeliebte bzw. weniger lustige Tasks fertigzubekommen.
• Viele im Kopf schwebende Aufgaben und Ideen lassen sich so auf eine Art Warteliste setzen und im Vergleich zu anderen anstehenden Aufgaben priorisieren.
• Gerade bei Tasks aus dem IT-Bereich hat sich die Review-Spalte bzw. die Taktik Arbeiten nach ein bis zwei Tagen Pause noch einmal zu kontrollieren bewährt und einiges an Fehlern zutage geführt.