Outlook 2016 in Verbindung mit einem Exchange-Server bietet für die Terminkoordination den Vorteil einen Blick in den freigegebenen Kalender seiner Kollegen werfen zu können bzw. sich dafür den Terminplanungsassistenten zunutze zu machen.

Diese freigegebenen Kalender konnten bei mir aber plötzlich nicht mehr aktualisiert bzw. geöffnet werden und zeigen dabei ein Ausrufezeichen und den Zusatz Keine Verbindung. an.

Weder Neuinstallation von Office noch das Zurücksetzen von diversen Outlook-Einstellungen konnten das Problem beseitigen. Daher fiel zuletzt der Verdacht auf eine installierte Outlook-Erweiterung. Starte ich Outlook über Ausführen mit dem Befehl outlook.exe /noextensions, bei dem alle Erweiterungen deaktiviert werden, funktioniert die Synchronisierung des Kalenders plötzlich wieder.

Seit Version 2007 hat Microsoft auch für seine Office-Produkte eine verpflichtende Aktivierung eingeführt. Diese sollte im Regelfall automatisch über das Internet erfolgen. In seltenen Fällen, wenn z.B. aus Testzwecken viele Installationen hintereinander (nicht parallel) getätigt wurden, verweigert Microsoft die automatische Aktivierung, um Mehrfachnutzung derselben Lizenz zu unterbinden.

Die Lösung ist daher die telefonische Aktivierung über ein automatisches Telefonassistenzsystem zu nutzen. Diese wird nach Auswahl der Option Ich möchte die Software telefonisch aktivieren im Aktivierungsdialog gestartet. Dort muss zunächst das eigene Land ausgewählt werden, um die korrekte Telefonnummer angezeigt zu bekommen. Leider verweigert der Assistent seit einiger Zeit die Aktivierung mit folgender Fehlermeldung:

Microsoft Word bietet die Möglichkeit exotische und daher noch nicht in den Standardwörterbüchern vorhandene Wörter manuell zu einem benutzerdefinierten Wörterbuch hinzuzufügen, um es beim nächsten Mal als korrekt geschrieben zu erkennen und nicht weiter rot unterwellt zu markieren. Dieses benutzerdefinierten Wörterbücher lassen sich auch wieder löschen bzw. einzelne Einträge darin entfernen und bearbeiten, um falsch geschriebene hinzugefügte Wörter, die dadurch als korrekt erkannt werden, wieder zu bereinigen.

Dazu gehen Sie unter Word 2016 auf den Punkt Datei und dort auf Optionen. Im erscheinenden Dialog wählen Sie den Punkt Dokumentprüfung aus und suchen  den Button Benutzerwörterbücher... unter dem Abschnitt Bei der Rechtschreibkorrektur in Microsoft-Office-Programmen. In der Liste der Benutzerwörterbücher wählen Sie den Eintrag CUSTOM.DIC und über den Punkt Wortliste bearbeiten... können sie einzelne Wörter hinzufügen oder löschen.

Formeln in Microsoft Excel beginnen immer mit einem mathematischen Symbol und deshalb interpretiert Excel auch jeden in eine Zelle eingegebenen Wert mit einem dieser Zeichen am Beginn als Formel. Das bedeutet allerdings auch, dass eingegebene Werte wie z.B. ein Kommentar zu einem Wert + sonstige Ausgaben als Fehlermeldung in der Form #NAME enden.

Möchte man dennoch Texte mit einem mathematischen Symbol wie +, - oder = am Beginn als Wert in einer Excel Tabelle eintragen hilft das Voranstellen eines '. Microsoft Excel zeigt das ' am Beginn nicht an und so wird aus dem eingegebenen Kommentar '+ sonstige Ausgaben der erwartete Text + sonstige Ausgaben.

In letzter Zeit ist mir beim Erstellen von Präsentationen in Microsoft PowerPoint 2016 aufgefallen, dass ich Texte von Screenshots in hoher Auflösung nach dem Speichern der Präsentation nicht mehr lesen konnte, weil die Bilder extrem stark komprimiert wurden.

Dieses Verhalten ist den Standardeinstellungen von PowerPoint geschuldet, eingefügte Bilder beim Speichern automatisch zu komprimieren. Da Speicherplatz heutzutage kaum mehr ein Thema und das Zeitalter der hochauflösenden Bildschirme und Beamer angebrochen ist, empfiehlt es sich die Komprimierung abzuschwächen oder gar ganz zu deaktivieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie jene Präsentation in PowerPoint für welche Sie die Einstellung ändern möchten

Wer des Öfteren umfangreiche Word-Dokumente bearbeitet wird sich über die folgenden beiden "Tricks" freuen.

Inhaltsverzeichnisse und Querverweise aktualisieren

Mit Microsoft Word lassen sich einfach Inhaltsverzeichnisse und Querverweise erstellen - nur leider werden diese nicht automatisch aktualisiert. Um alle Inhaltsverzeichnisse und Querverweise auf einmal auf den neuesten Stand zu bringen, markieren Sie den gesamten Inhalt des Dokuments mithilfe der Tastenkombination Strg+A und drücken Sie zum Aktualisieren die Taste F9.

In Microsoft Outlook 2010 lassen sich im Kalender die oft bei Abstimmungen von Terminen genutzten und daher schmerzlich vermissten Kalenderwochen einblenden.

Dazu wählen Sie unter Datei den Punkt Optionen und setzen dort unter dem Reiter Kalender die folgenden beiden Optionen:

• Unter dem Abschnitt Arbeitszeit setzen Sie den Wert für Erste Jahreswoche auf Erste 4-Tage-Woche um die Zählung der Kalenderwochen nach europäischem Standard zu gewährleisten.
• Unter dem Abschnitt Anzeigeoptionen können Sie nun die Anzeige der Kalenderwochen mit der Option Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen aktivieren.

vereinfachte und verbesserte Version:

formletter2pdf - die Weiterentwicklung des Makros als Open Source-Projekt, mit Einstellungsdialog und Schritt-für-Schritt Anleitung:

www.formletter2pdf.com

Das folgende Makro für Microsoft Word 2007 und Word 2010, dient dazu die einzelnen Schreiben der Serienbrieffunktion als getrennte Dateien zu speichern. Das Makro erfragt nach dem Start nach dem Speicherort. Dabei wird am Speicherort automatisch ein Ordner der die Serienbriefe enthält erstellt. Der Dateiname der einzelnen Dateien wird dabei aus einem der Datenfelder des Serienbriefs generiert. Um die Generierung der Serienbriefe zu beschleunigen, wird während des Vorgangs das Word-Fenster ausgeblendet.

Eine einfach anmutende Aufgabe wie das Überführen des Apple-Adressbuches nach Outlook erfordert manchmal einiges an Umwegen. Die Problematik liegt dabei in der Multi-vCard-Exportdatei aus dem Apple-Adressbuch die Outlook nicht verarbeiten kann.

Export aus dem Apple Adressbuch

Für das Exportieren aus Apples Adressbuch genügt es die gewünschte Gruppe bzw. die gewünschten Kontakte zu makieren und dann mittels Rechtsklick den Punkt vCard Exportieren auszuwählen. Das Ergebnis ist eine vCard-Datei die alle ausgewählten Adressdatensätze enthält.

Import-Vorbereitungen

Der direkte Import in Outlook ist leider nicht möglich, daher gehen wir den Umweg über das Windows Adressbuch bzw. Windows Contacts.

Wer kennt dieses kleine gelbe Kuvert im Infobereich der Taskleiste für neu eingetroffene E-Mails unter Outlook nicht. Umso schmerzlicher vermisst man es im Zusammenspiel zwischen IMAP-Accounts und dem aktuellen Outlook 2010.

Abhilfe schafft eine selbst definierte Regel die eine Desktopbenachrichtigung für neue Elemente anzeigt

1. Wählen Sie unter dem Punkt Datei -> Informationen die Einstellungen für Regel und Benachrichtigungen aus.
2. Wählen Sie den Punkt neue Regel und wählen Sie dort den Punkt Regel auf von mir empfangene Nachricht anwenden aus.
3. Im nächsten Schritt wählen Sie die folgenden beiden Punkte aus: nur auf diesem Computer und über Konto Kontoname (klicken Sie auf Kontoname um Ihr IMAP-Konto auszuwählen).