Effektive und auch im Nachhinein als gut empfundene Meetings verlangen nicht nur nach einer Agenda, sondern auch nach einer aktiven Gesprächssteuerung. Der wichtigste Aspekt eines erfolgreichen Meetings ist es allerdings seinen Gegenüber ernst zu nehmen und diesem die notwendige Wertschätzung entgegen zu bringen. Immer hin trifft man sich zumeist nicht aus Jux und Tollerei und darf auch nicht vergessen, dass stundenlange Meetings echte Knochenarbeit sind. Im Folgenden möchte ich meine Erfahrungen teilen, die mir Helfen meinem gegenüber in Meetings (auch einmal ohne große Vorbereitung) die notwendige Wertschätzung zukommen zu lassen.

Vorbereitung

• Wählen Sie am Tag des Meetings bewusst ein zur Zielgruppe passendes Outfit in dem Sie sich am Besten auch besonders wohl fühlen. Sie werden sich nicht wohlfühlen, wenn Sie selbst im T-Shirt am Tisch sitzen, während Ihr Gegenüber im Anzug erscheint und umgekehrt.
• Wenn immer es Ihnen möglich ist, sollten sie zumindest ein paar wenige Minuten in die Vorbereitung ihres Meetings investieren. Neben der Vorbereitung einer Agenda, sollten sie sich insofern sie nicht bereits mitten im Thema stecken in das Thema einarbeiten und gezielt Fragen oder Diskussionspunkte vorbereiten. Bereiten Sie lieber mehr Fragen/Punkte vor und notieren Sie auch Selbstverständliches - das hilft Ihnen im Meeting den Überblick zu behalten, auch wenn dieses von Ihrer Reihenfolge oder Agenda abweicht.
• Gibt es bereits Unterlagen zum Thema oder aus letzten Meetings, dann packen Sie diese ein. Wichtige Dokumente sollten Sie auch für Ihre Gesprächspartner als Ausdruck mitnehmen - so können Sie gezielt auf die Unterlagen eingehen, ohne alle Details davon erzählen zu müssen.
• Dauert das Meeting voraussichtlich länger oder erstreckt sich über gesellschaftlich anerkannte Essenszeiten, sollten Sie zumindest für eine Kleinigkeit wie Obst, Kekse oder Schokolade sorgen. Bereiten Sie in jedem Fall Getränke, am Besten stilles Wasser, vor.

Meeting

• Nehmen Sie sich zu Beginn des Meetings ruhig etwas Zeit für Small Talk und bieten Sie Tee oder Kaffee an. Sie können die Zeit nutzen, in der Sie vielleicht noch auf weitere Teilnehmer warten, um schon einmal bei einzelnen Gesprächspartnern die Stimmung vorzufühlen.
• Der wohl anstrengendste Part im Meeting ist die ständige Aufmerksamkeit - die sich aber immer bezahlt macht. Hören Sie in jedem Fall aktiv zu, so erfahren Sie oft wichtige Details, die ihr Gegenüber nur nebenbei erwähnt, und schaffen eine wertschätzende Atmosphäre.
• Setzen Sie für Notizen auf den klassischen Block, anstelle Ihres Notebooks oder Tablets. Ein Notebook schirmt sie vom Gegenüber ab und verleitet dazu nebenbei schnell E-Mails zu checken und so abgelenkt zu werden. Nutzen Sie die Gelegenheit aktiv mitzuschreiben. So haben Sie auch Nebensätze oder Kleinigkeiten nach dem Meeting noch griffbereit. Des Weiteren können Sie Notizen dazu nutzen einzelne Themen zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzugreifen.
• Ist ihr Gesprächspartner gerade im Redefluss, dann sollten Sie ihn nicht unterbrechen. Lassen Sie in Ausreden, so erfahren sie oft mehr oder neue unbekannte Dinge, die durch Nachhaken in einzelnen Punkten nie zutage gekommen wären. Notieren Sie sich lieber Ihre Fragen und Anmerkungen und bringen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder ein. Ich mache mir diesen Punkt gezielt vor jedem Meeting immer wieder bewusst.
• Ihre Körperhaltung sagt viel über Sie aus. Achten Sie daher darauf nicht im Sessel zu lümmeln. Sitzen Sie bewusst aufrecht und lehnen Sie sich nach vorne - dass zeigt Ihre Aufmerksamkeit. Sie können auch versuchen Ihren Gegenüber behutsam zu spiegeln, das schafft Sympathie und Einigkeit. Genau so wie Sie auf Ihre Körperhaltung achten sollen können Sie natürlich auch bewusst auf die Körperhaltung Ihres Gegenübers achten um so Interesse, Desinteresse oder sogar Ablehnung zu erkennen.
• „Der Kunde ist König“ - ein altes Sprichwort, dass immer noch seine Gültigkeit hat. Bleiben Sie in jeder Situation freundlich, egal wie verquer die aktuelle Sichtweise oder die aktuelle Anforderung ihres Gegenübers ist und versuchen Sie diese schwierigen Situationen durch klare Argumente zu lösen.
• Bringen Sie Ihrem gegenüber Wertschätzung entgegen. Formulieren Sie Kritik immer positiv und bringen Sie Lösungsvorschläge. Belächeln Sie Ihr Gegenüber niemals, auch wenn das Anliegen noch so trivial ist. Wenn Ihr Gegenüber es selbst gekonnt hätte, wäre er nicht zu Ihnen gekommen.
• Sie sollten Ihr Gegenüber niemals belehren. Erstens kann nicht jeder alles wissen, es gibt sicher auch genug Themen in denen Sie über wenig bis kein Wissen verfügen. Ihr Gegenüber ist in seinem Fachgebiet, und das gilt vor allem im Aktionsgebiet des Kunden, immer König. Dieser weiß, wie sein Geschäft funktioniert. Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel, gehen im professionellen Umfeld aber gegen null. Nutzen Sie die Chance Einblick in eine neue Branche zu bekommen und lassen Sie sich gerne davon erzählen.

Nachbereitung

• Lassen Sie das Gespräch noch einmal innerlich Revue passieren und notieren Sie noch die letzten noch nicht zu Papier gebrachten Gedanken und ToDos.
• Schreiben Sie ein Protokoll des Meetings und schicken Sie es zur Abnahme an Ihre Gesprächspartner (gerade Kunden schreiben selten mit). Das gibt Ihnen die Sicherheit sich auf etwas Berufen zu können und Ihrem Gesprächspartner noch einmal die Chance die wichtigsten Punkte nachlesen zu können. Außerdem gibt es gerade nach hitzigen Diskussionen oder bei großen Unklarheiten die Chance noch einmal zu verifizieren ob nun beide Parteien dieselbe Sichtweise und dasselbe Verständnis für etwas haben.